להחזיר את אמון התושבים – זוהר שרון, מנהל מינהלת הידע בעיריית תל-אביב-יפו

5 אבני דרך לקידום שקיפות ככלי לניהול עירוני אסטרטגי

אנחנו חיים בעידן המיידיות בו כולנו רוצים לדעת הכל, כאן ועכשיו. במרחק של "קליק" אנו חשופים ומוצפים במידע עצום שרלוונטי לחיי היומיום שלנו. תם העידן בו המידע הרשמי ממוסדות ציבור הינו מצומצם ומגיע אך ורק ממקורות רשמיים. תושבי העיר חשופים כיום למגוון רחב של מקורות מידע רלוונטיים לחייהם כאזרחים וכתושבים בעירם. הניהול המוניציפאלי חייב לאמץ לעצמו שיטות עבודה חדשניות המתאימות לעידן החדש ומאפשרות לרשות הציבורית לחזק את האמון והקשר עם ציבור התושבים בעיר.

1.      ניהול ידע פנים ארגוני- השינוי מתחיל מבפנים! באמצעות שימוש בערך "השקיפות" ניתן לחולל שינויים משמעותיים בתוך הארגון ומחוצה לו ע"י ביצוע שינוי עמוק בשיטות העבודה ובתרבות הארגונית של עובדי העירייה ומנהליה. בתהליך ניהול ידע פנים ארגוני
רחב ומשמעותי בתוך ובין יחידות עירוניות ניתן להפוך את העירייה מארגון סגור בו הידע קיים בראשם של העובדים ובמערכות מידע פנימיות שונות לארגון פתוח השם את עקרון שיתוף ושקיפות המידע העירוני כנר לרגליו. תהליך ניהול ידע ארגוני מאפשר לכל מנהל ועובד לתעד ידע מקצועי יחידתי באמצעות מתודולוגיית ניהול ידע סדורה ולשתף בידע זה את כלל עובדי הארגון. השינוי בתרבות הארגונית מחולל שינוי גם  בתהליך תפיסת שקיפות המידע לתושבים והבנה כי המידע העירוני שייך בסופו של דבר לציבור ויש לעשות ככל הניתן לשקפו בכל האמצעים הקיימים.

2.      אתר האינטרנט-  אתר האינטרנט של הרשות המקומית הינו כלי מרכזי לחשיפת המידע ולקיום אינטראקציה שוטפת עם התושבים אך אין די בכך שהרשות מעמידה אתר עירוני לשימוש התושבים. על האתר להכיל מידע רלוונטי, מעודכן ( בתהליך ניהול ידע המאפשר לכל יחידה לעדכן מידע בזמן אמת) ולא פחות חשוב שימושי כלומר קיימת חשיבות רבה ליכולת איתור המידע ובניית ארכיטקטורת מידע על פי תפיסת התושב ולא על פי תפיסת הארגון (למשל מניעת מצב בו המידע מוצג על פי המבנה הארגוני של העירייה).

3.      שירותים מקוונים- העמדת שירותים עירוניים לביצוע פעולות מרחוק מאפשרת כמובן
לשפר את השירות העירוני (ביצוע פעולות מהבית למשל) אך לא פחות חשוב מאפשרת את שקיפות המידע וחשיפת תהליכי עבודה תוך עמידה בכללי מינהל תקין (למשל מתן אפשרות לצפות בכל שלב בסטטוס הבקשה, היחידה המטפלת וצפי לקבלת טיפול).

4.      מידע פתוח (Open Data)-  על הארגון לפעול ככל הניתן להעמיד מאגרי מידע עירוניים משמעותיים ומעודכנים בזמן אמת ובפורמטים שונים שיאפשרו לתושבים, לבעלי עסקים, ליזמים ועוד ליצור שירותים חדשים שישמשו את תושבי העיר.

5.      פרסונליזציה ודחיפת מידע- בשונה ממידע המצוי באתר העירוני (מידע במשיכה) יש לשאוף לניהול ושקיפות מידע חכם בדחיפה על פי צרכי התושב ובכך לוודא שהמידע הרלוונטי מגיע לתושב כאשר הוא נדרש לו ואפילו עוד בטרם הוא יודע כי הוא זקוק למידע זה. "כרטיס העיר דיגיתֵל" מאפשר לכל תושבי העיר תל אביב  לקבל באופן קבוע מידע אישי רלוונטי בהתאם למקום מגוריו, מצבו המשפחתי ותחומי העניין שבחר. המידע המדוור עוסק ברובו בחיי היומיום של התושב בכל תחומי העשייה העירונית.

לסיכום:
השקיפות הינה כלי לניהול עירוני אסטרטגי ועל מנת לחזק את האמון של התושבים במערכת על העירייה לאמץ  את ערכי "שקיפות המידע" ולהבין כי מדובר בהזדמנות בלתי רגילה לשפר את תפקודה, מעמדה והאמון שתושביה מעניקים לה.